Para fiscalizar el aspecto contable y financiero que representan los estados de pago, el fiscalizador/a requiere de la implementación de herramientas para su control.

El Avance Financiero de la Obra se controla periódicamente mediante dos documentos principales: el Estado de Pago y el Informe de Avance de Obra.

Para una mejor comprensión de este aspecto, importante para el control financiero de la obra, se presenta una descripción de Estado de Pago.

Puede distinguirse la siguiente información agrupada, según su ubicación en el formato, de la siguiente manera:

Carátula, Cara Principal

1. Identificación y ubicación de la obra.
2. Nombre del Contratista.
3. Fecha de iniciación y de vencimiento del contrato.
4. Identificación del contrato.
5. Valores de construcción, pavimentación y ampliaciones, según sea el caso.
6. Identificación de Estado de Pago: Número y período.
7. Situación en cuanto a permisos municipales.
8. Valor global de las obras ejecutadas hasta la fecha.
9. Valor global de las obras según Estado de Pago o anticipo anterior.
10. Diferencia (corresponde al valor del presente Estado de Pago).
11. Descuentos.
12. Líquido a pagar.
13. Identificación de certificados de Servicio de Seguro Social e Inspección del Trabajo.

Consiste en que el contratista efectúa una “prerrecepción” de las obras basándose en una ficha de verificación que explora los diferentes elementos constructivos estableciendo su conformidad o rechazo. Tiene el doble propósito de fortalecer el compromiso de calidad asumido por el contratista y servir de base para la recepción final de las obras.

La ficha de control es proporcionada por la ITO. para cada unidad de recepción (por ejemplo cada vivienda) y el contratista la debe acompañar junto con la carta en que comunica el término de la obra y solicita la recepción de la misma.

El procedimiento debe ser informado al contratista al inicio de las obras formando parte del sistema de autocontrol técnico de calidad que se describe en el “Programa de Control de Calidad.”

b) Recepción Oficial.

Se inicia con la solicitud escrita del contratista a la ITO., acompañada de las correspondientes “Cartillas de Recepción.”

La recepción de las obras se formaliza cuando la Comisión Receptora se constituye en la obra, nombrada previamente por la autoridad a solicitud de la ITO., concurriendo el contratista o su representante legal y el Inspector Técnico.

La comisión en referencia, una vez inspeccionadas las obras, en colaboración con la ITO., podrá recibir obras sin observaciones, con observaciones o rechazarlas por considerar que éstas no han sido terminadas o porque existen defectos de consideración en ellas, situación que no debiera presentarse con el esquema de inspección auto-controlada. Cuando la comisión formaliza una recepción con reservas, la ITO. deberá hacer cumplir las órdenes indicadas en el acta dentro de los plazos que ahí se estipulan.

Los principales documentos obligatorios que deben estar reunidos al momento de constituirse la comisión, aparte de las carpetas administrativas y técnicas, y según la naturaleza de las obras, son  los siguientes:

• Certificado de Recepción Municipal.
• Certificado de los organismos competentes que acrediten la dotación de alcantarillado y agua potable domiciliarios;
• Certificados que acrediten la correcta instalación de los servicios domiciliarios de electricidad;
• Certificado que acredite la correcta instalación de los servicios de gas;
• Certificado de la Inspección del Trabajo correspondiente, que acredite que no existen reclamos pendientes de índole laboral;
• Certificado de consumos de servicios. Se hace presente que para acreditar que no existen deudas pendientes por dicho concepto, al término de las obras, el contratista deberá presentar certificados de los servicios pertinentes.
• Certificado en el cual conste que las obras de alcantarillado de aguas lluvia si procediera, están terminadas y han sido ejecutadas e inspeccionadas conforme con los planos, especificaciones y reglamentos vigentes;
• Certificado por el cual conste que las obras de Agua Potable están terminadas y han sido ejecutadas e inspeccionadas conforme con los planos, especificaciones y reglamentos vigentes;
• Los documentos que se emiten durante el proceso de recepción de obras son básicamente;
• Carta (y cartillas de autocontrol) del Contratista a la ITO. solicitando la recepción de la obra;
• Informe y solicitud de la ITO. a la autoridad para que designe una Comisión Receptora;
• Actas de recepción según prototipo, confeccionada por la ITO. y firmada por los integrantes de la comisión, Actas de Precalificación de la ITO. y Acta Calificación Final.
• Informe de calificación final, según prototipo, confeccionada por el Inspector Técnico de Obras y firmada por los integrantes de la Comisión. Se consignará en el Libro de Obras para dejar constancia de la recepción;
• Memorando de la ITO. a la Autoridad correspondiente acompañando la documentación de la obra para que se efectúe la liquidación contable del contrato. Para ello incluirá el último Estado de Pago con los ajustes finales de cantidades de obra, aumentos, obras extraordinarias, cubos ajustables, si corresponden.

Recomendaciones.

La ITO. deberá tener muy en cuenta lo relativo a fechas y plazos que se refiere a:

• Cumplimiento de los plazos contractuales (incluye posibles aumentos) y fecha de término de la obra.
• Constitución de la comisión en la obra.
• Fecha Acta de Recepción.
• Plazo dado al Contratista para superar defectos en caso de que estos existan.
• Plazo de reclamo del Contratista para formular su inconformidad con las observaciones de la Comisión.
• Multas asociadas al incumplimiento de los plazos.
• Plazos para la liquidación del contrato.

• Se calificará al contratista al momento de la recepción de las obras.

• La calificación será efectuada por la Comisión Receptora (3 profesionales) asesorada por el Inspector Técnico de la Obra.

• Los antecedentes escritos que se aportan son las calificaciones parciales I.T.O. - Comisión, los informes de avance de obra, las anotaciones en el Libro de inspección, los certificados de los ensayos y el conjunto de formularios, cuadros y cartillas que muestran la historia de la obra.

• La calificación final es el resultado de aplicar una tabla de notas con puntajes que ponderan los diferentes aspectos a evaluar. Se empleará la tabla que definan las bases administrativas especiales de cada contrato en particular.

• Se efectuará al menos una precalificación durante el desarrollo de la obra, o las que señalen las bases, al 50% del avance y la practicará el Inspector Técnico de Obras y un profesional, de preferencia el mismo que participe en la calificación final. Estas calificaciones parciales se anotarán en el Libro de Inspección y se remitirán al Jefe del Departamento respectivo.El contratista podrá apelar dentro de un plazo de 20 días corridos a partir de la notificación.

• Se dejará constancia de la calificación y se acompañará los formatos con el detalle en el Acta de Recepción realizada por la comisión. El contratista con la firma del acta se dará por notificado  del resultado.

• El promedio de las calificaciones parciales tiene una ponderación de un 30% en la calificación que se consigna en el Acta de Recepción Final.

• Acta de Recepción y calificación se remiten a la respectiva autoridad.

Respecto a la calificación propiamente tal, es importante destacar el alto porcentaje de ponderación que se le asigna al rubro Exigencias Técnicas, entre 80% y 60% del total, lo cual no hace sino corroborar la consistencia de ese criterio con una política que prioriza la calidad, concepto que debe tener permanentemente presente la ITO. y transmitirlo al contratista.

A continuación se presenta el gráfico que muestra el flujo de información y actividades del procedimiento de calificación de la obra y gestión del contratista y los prototipos de formularios de calificación, precalificación y calificación final.

EJEMPLOS:

Mis queridos amigos, que están al frente de los procesos constructivos sean estos, administrativos como técnico de campo, estos procedimientos nos ayudaran a tener un control absoluto de los tiempos de ejecución de las obra o de la obra.

Por medio de este link se direccionara a los formatos arriba mencionados, los cuales se modificaran de acuerdo a las necesidades políticas de la institución.

https://drive.google.com/file/d/1TlulVWKT2btt36nk3aKfapMJuLaDEwDZ/view?usp=sharing

Muchas gracias por su visita y éxitos en cada gestión que realicen.