HERRAMIENTAS DE PLANIFICACIÓN DE CONTRATOS

octubre 25, 2020

 

Estimados colegas fiscalizadores, encargados de la supervisión de proyectos, supervisores de planificación de trabajos y diseños, hoy trataremos el tema de inicio, el omega de toda planificación, que es el Orden a las cosas, el Orden a los procedimiento utilizando una serie de herramientas que ya están disponibles o que a la vez podemos crear., estas son:



Herramientas de Planificación para la Administración de Contratos
Esquema Conceptual.

Como supervisor integral de la gestión del contratista, debe velar por el cumplimiento de las numerosas y variadas obligaciones que éste contrae al hacerse cargo de una obra de construcción. Con el propósito de mantener una visión general y expedita durante todo el proceso de desarrollo y facilitar el seguimiento de algunas actividades susceptibles de ser programadas, será conveniente planificar y establecer sistemas de control de rápido acceso.

 La importancia de llevar una buena planificación al nivel de programas de tiempo-actividad se debe a que  la gran mayoría de las actividades, ya sea administrativa o técnica, se encuentran estrechamente relacionadas unas con otras: avance de obra con estados de pago, falta de cumplimiento de plazos con multas, recepciones de obra con permisos, programación física con plazos, etc.

La oportunidad en que se hará la programación será al inicio de la obra de modo de clarificar y definir tempranamente el futuro desarrollo de los aspectos más relevantes del contrato como también exigir al Contratista los antecedentes necesarios y/o faltantes. Para simplificar las labores de la ITO. en esta materia, es necesario disponer de herramientas prácticas basándose en fichas y formularios prototipos a llenar. En el ámbito de la programación administrativa general comprende las siguientes actividades:

  • Cuadro de Control de Fechas y Plazos. (P1)
  • Cronograma de Plazos Contractuales. (P2)
  • Programa de Trabajo (Carta GANTT). (P3)
  • Programación Financiera. (P4)
  • Lista de Materiales.  Marcas y Tipos. (P5)
  • Plan de Ensayos de Laboratorio.(P6)
  • Calendario de Visitas y Reuniones en Terreno.(P7)
  • Programa de Control de Calidad.(P8)
  • Listado de Equipos y Maquinarias / Subcontratos.(P9)
 

Para una eficiente gestión del control administrativo general será necesario, como mínimo, implementar los elementos de planificación y ordenamiento señalados, independiente de la naturaleza, envergadura y complejidad del contrato.  A continuación se hace una descripción detallada de las herramientas para  cada uno de ellos.

Procedimientos de Planificación General.

 A continuación se presentan ejemplos de fichas prototipos, algunas de ellas están completas con actividades propias de obras de construcción y otras solamente con los casilleros que deberán ser llenadas por los encargados de Autocontrol, por la ITO o por ambos, con las acciones que correspondan, de acuerdo al tipo de obra. La primera de ellas “P1” es de uso exclusivo del ITO. y debe establecer las fechas que marcan un hito en el desarrollo de una obras de construcción, desde la firma de un contrato hasta la liquidación del mismo.

Cuadro Control de Fechas y Plazos (P. 1).

  •  Objetivo :

Disponer de una hoja resumen con el registro de las principales actividades, eventos, fechas y observaciones del contrato. Constituye la hoja de vida que encabeza la carpeta administrativa

(A) conservandose actualizada hasta la liquidación final. El listado es un ayuda memoria para revisar el estado de situación de los compromisos contractuales que inevitablemente deben estar cumplidos durante y al término de las obras para su recepción.

  •  Procedimiento :

El prototipo autoexplicativo contenido en la base de datos computacional se adapta a las necesidades particulares del contrato. Una copia es suministrada al contratista para ser completada por éste en la columna fecha programada y devuelta a la SUPERVISIÓN TÉCNICA., para completar la ficha original.

 

Este cuadro debe mantener consistencia con todos los demás programas y cronogramas del proyecto, tanto inicialmente como cada vez que se hace una reprogramación.

CUADRO CONTROL DE FECHAS Y PLAZOS. P1

OBRA:                                                                                                                                                            FECHA:
CONTRATISTA:                                                                                                                                          VERSION:
SUPERVISOR/
FISCALIZADOR:


 

A.- ACTIVIDAD CONTRACTUAL

 

FECHA PROGRAMADA  

 

FECHA REAL    

 

ATRASO ADELANTO  

 

OBSERVACIONES

1.- Apertura Propuesta

 

 

 

 

2.- Resolución inicio Contrato

 

 

 

 

3.- Protocolización Contrato

 

 

 

 

4.- Garantía 3%

 

 

 

 

5.- Garantía Adicional

 

 

 

 

6.- Giro Anticipo (si corresponde)

 

 

 

 

7.- Entrega de Terreno

 

 

 

 

8.- Entrega Programa trabajo definitivo

 

 

 

 

9.- Reprogramación de obra.

 

 

 

 

10.- Permiso Municipal

 

 

 

 

11.- Solicitud Ctta. Recepción de obras.

 

 

 

 

B.- ENTREGA Y RECEPCIÓN OBRAS DE SERVICIOS PÚBLICOS

 

 

 

 

B1.- Alcantarillado Proyecto Recepción

 

 

 

 

B2.- Agua Potable Proyecto Recepción

 

 

 

 

B3.- Canales y Riego Proyecto Recepción

 

 

 

 

B4.- Pavimentación Proyecto

 

 

 

 

B5.- Aguas LL. Proyecto. Recepción

 

 

 

 

B6.- Alumbrado Público Recepción.

 

 

 

 

C.- RECEPCIÓN DE LAS OBRAS

 

 

 

 

12.- Designación Comisión recepción

 

 

 

 

13.- Constitución Comisión en terreno

 

 

 

 

14.- Solución observaciones recepción

 

 

 

 

15.- Recepción Final Municipal

 

 

 

 

16.- Recepción Final

 

 

 

 

17.- Acta de Recepción Definitiva

 

 

 

 

18.- Calificación contratista

 

 

 

 

19.- Aprobación Acta y Calificación

 

 

 

 

20.- Devolución retenciones

 

 

 

 

21.- Canje retenciones

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

D.- LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO

 

 

 

 


Como extraordinarios planificadores, tomaremos este esquema o ejemplo para realizar nuestros propios procesos de planificación, lo haremos por parte, ya sea proponiendo o aceptando lo que la propia institución a creado con sus propias experiencias en este campo.
En los próximos días continuaremos con los cronogramas de plazos contractuales y los cronogramas de trabajos.

Les comparto enlace del Driver yosoyfiscalizadordeobras@gmail.com para que puedan descargar estos formatos en excel.

https://drive.google.com/file/d/1rZ95wwAWRqNALn_V_480cAe0_WgABYC8/view?usp=sharing


Muchas gracias .

Fuente: DIVISION TECNICA DE ESTUDIO Y FOMENTO HABITACIONAL.



CONTRACT PLANNING TOOLS


Dear fellow auditors, responsible for project supervision, work planning and design supervisors, today we will deal with the starting point, the omega of all planning, which is the Order of things, the Order of procedures using a series of tools. . that are already available or that we can create at the same time, these are:

Planning tools for contract management

Conceptual scheme.

As an integral supervisor of the contractor's management, he must ensure compliance with the numerous and varied obligations that the contractor undertakes when taking over a construction site. In order to maintain a general and expeditious view throughout the development process and to facilitate the monitoring of some activities that may be scheduled, it will be convenient to plan and establish rapid access control systems.

The importance of carrying out good planning at the level of time-activity programs is due to the fact that the vast majority of activities, whether administrative or technical, are closely related to each other: work progress with payment status, non-compliance with deadlines with fines, reception of work with permits, physical programming with deadlines, etc.

The timing of the scheduling will be at the beginning of the work in order to clarify and define early the development of the most relevant aspects of the contract as well as to require the necessary and / or missing information from the Contractor. To simplify the tasks of the ITO. In this area, it is necessary to have practical tools based on files and prototype forms to fill out. In the field of general administrative programming, it comprises the following activities:

  • Control Table of Dates and Deadlines. (P1)
  • Schedule of Contract Terms. (P2)
  • Work Program (GANTT Charter). (P3)
  • Financial Scheduling. (P4)
  • Material's list. Brands and Types. (P5)
  • Laboratory Test Plan. (P6)
  • Field Visits and Meetings Calendar. (P7)
  • Quality Control Program. (P8)
  • List of Equipment and Machinery / Subcontracts. (P9)

For an efficient management of the general administrative control, it will be necessary, as a minimum, to implement the planning and ordering elements indicated, regardless of the nature, scope and complexity of the contract. Below is a detailed description of the tools for each of them.

General Planning Procedures.

 Below are examples of prototype files, some of them are complete with activities typical of construction works and others only with the boxes that must be filled out by those in charge of Autocontrol, by the ITO or by both, with the corresponding actions, according to the type of work. The first one "P1" is for the exclusive use of the ITO. and it must establish the dates that mark a milestone in the development of a construction work, from the signing of a contract to its liquidation.

Control of Dates and Deadlines Table (P. 1).
  •  Objective :
Have a summary sheet with the record of the main activities, events, dates and observations of the contract. It constitutes the resume that heads the administrative folder

(A) kept updated until final settlement. The list is a memory aid to review the status of the contractual commitments that must inevitably be fulfilled during and at the end of the works for their reception.

  •  Process :
The self-explanatory prototype contained in the computational database is adapted to the particular needs of the contract. A copy is supplied to the contractor to be completed by him in the scheduled date column and returned to the TECHNICAL SUPERVISION, to complete the original file.

 

This chart should be consistent with all other project schedules and schedules, both initially and each time a rescheduling is done.




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