PLANIFICACIÓN Y PROCEDIMIENTOS GENERALES DE ADMINISTRACIÓN DE CONTRATOS
octubre 16, 2020
La parte divertida es como lo vamos a llevar, la actitud del técnico, la personalidad del profesional, aquella parte que nos gusta, la negociación entre las partes, los conocimiento constructivos. A quien no se les ha pasado en algún momento hablar sobre las tolerancias...sí aquellas que por milímetros deja de llamarse fisura a convertirse en grieta... 😖
Vamos a ir despacio, repetiremos lo que ya en blog anteriores hemos tratado, la PLANIFICACIÓN..
PLANIFICACIÓN Y PROCEDIMIENTOS GENERALES DE ADMINISTRACIÓN DE CONTRATOS
Documentos y Antecedentes del Contrato.
Carpetas de Antecedentes.
Para una adecuada supervisión del contrato de ejecución de obra es primordial que la documentación esté completa en cuanto a la definición absoluta del proyecto y demás antecedentes contractuales que lo integran, como ser, programas, certificados, aprobaciones, informes, etc., y toda la documentación que se agrega durante el desarrollo de los trabajos.
La documentación se ordenará en carpetas con el siguiente contenido, según corresponda:
A.- Carpeta Administrativa.
- Contrato.
- Programación de Avance Físico y/o Financiero (Carta Gantt).
- Certificados de informaciones previas.
- Factibilidad de agua potable; alcantarillado; electricidad, y otros.
- Documentación servidumbres, canales, derechos de agua.
- Aclaraciones previas municipales.
- Permiso de urbanización y edificación.
- Presupuesto del contrato y análisis de precios unitarios.
- Carta designación representante en terreno del contratista.
- Lista de partidas de obra
- Acta de entrega de terreno.
- Copia Estado de Pago de anticipo.
- Certificación de garantías y de devoluciones.
- Permiso edificación.
- Solicitudes de recepción parciales y final.
- Solicitud de recepción final.
- Certificado de recepción municipal.
- Certificados de recepción servicios de agua y alcantarillado.
- Certificados de pago de remuneraciones y previsión.
- Estados de Pago.
- Certificado de cancelación de consumo de servicios
- Solicitud de Recepción Final.
- Cuadros de avance físico, financiero, flujo de caja.
- Informes a la autoridad.
- Todo documento que se genere durante el transcurso de la construcción desde la notificación de adjudicación al contratista hasta la liquidación final del contrato.
- Planos de:
- Loteo.
- Urbanización: Pavimentación, agua, alcantarillado, electricidad, gas, alumbrado, canales.
- Arquitectura.
- Paisajismo, áreas verdes, forestación.
- Estructuras.
- Instalaciones: Agua, alcantarillado, luz, gas, instalaciones contra incendio, regio, sistema de enfriamiento o calefaccion, detector de movimiento o de humo, entre otros.
- Levantamiento topográfico.
- Replanteo.
- Posible modificación del Loteo
- Especificaciones Técnicas.
- Cuadro de Materiales y Colores de Terminaciones.
- Informe de Mecánica de Suelos.
- Programa de Ensayos de Laboratorio.
- Programa de Ensayos y Certificados.
- Fichas de resumen de Cartillas de Control de calidad del Autocontrol.
- Cuadros estadísticos de ensayos de hormigones.
- Planos y especificaciones complementarias.
- Modificación y actualizaciones de la información gráfica del proyecto.
- Planos "as-built" de la urbanización, edificacion y detalles generales.
- Información del Sistema de Control (fichas, formularios, y otros).
- Otros.
- Verificar que los documentos requeridos estén completos y sean los correspondientes a la obra.
- Estudiar el diseño del proyecto, sus especificaciones técnicas y particularidades solicitando a los proyectistas, contratista o autoridad que corresponda la complementación o aclaración de todas las omisiones, contradicciones, o dudas, estableciendo un listado y plazos para resolverlas. El inicio de un contrato debe ser la última y la mejor oportunidad para aclarar y definir bien el proyecto y evitar problemas futuros.
- Controlar que los planos correspondientes a las empresas de servicios estén debidamente, aprobados o visados por los servicios respectivos y que el proyecto en general cuente con las aprobaciones correspondientes.
- Mantener actualizadas las carpetas con los planos y especificaciones técnicas incorporando y exigiendo las modificaciones o correcciones debidamente suscritas por los proyectistas y contratista de la obra.
- Requerir la firma del contratista y de los responsables en cada uno de los planos y documentos que forman el legajo de antecedentes oficiales con el cual se operará en la obra y que constituye el respaldo de la supervisión, habrá 2 copias del legajo técnico, una de las cuales será para el supervisor y la otra estará en poder del contratista para su consulta en terreno.
- Conservar en su poder y en buen estado el archivo de la obra, los documentos y demás antecedentes relacionados con la administración, control técnico y ejecución de las obras, hasta el término de ellas.
- Mantener en obra debidamente ordenados los certificados de ensayos proporcionados por los laboratorios.
The time has come to talk about the strong part of the supervision of works, the technical part, the cold part, the one that we cannot change, the one that already has a pattern to follow, it is like a manual, of what we already mentioned in the previous blog .
The fun part is how we are going to take it, the attitude of the technician, the personality of the professional, the part that we like, the negotiation between the parties, the constructive knowledge. Who has not spent at some point talking about tolerances ... yes those that by millimeters stop being called a fissure to become a crack ... 😖
Let's go slowly, we will repeat what we have already discussed in the previous blog, PLANNING ..
PLANNING AND GENERAL PROCEDURES FOR CONTRACT ADMINISTRATION
Documents and Background of the Contract.
- Background folders.
For adequate supervision of the work execution contract, it is essential that the documentation is complete in terms of the absolute definition of the project and other contractual antecedents that comprise it, such as programs, certificates, approvals, reports, etc., and all the documentation that is added during the development of the works.
The documentation will be arranged in folders with the following content, as appropriate:
A.- Administrative Folder.
- Contract.
- Programming of Physical and / or Financial Advancement (Gantt Chart).
- Certificates of previous information.
- Feasibility of drinking water; sewerage; electricity, and others.
- Documentation of easements, channels, water rights.
- Municipal preliminary clarifications.
- Urbanization and building permit.
- Contract budget and unit price analysis.
- Letter of appointment of the contractor's on-site representative.
- List of work items
- Land delivery certificate.
- Copy of the advance payment status.
- Certification of guarantees and returns.
- Building permit.
- Certificate of Real Estate Co-ownership Law.
- Partial and final receipt requests.
- Final receipt request.
- Municipal reception certificate.
- Certificates of reception of water and sewerage services.
- Certificates of payment of salaries and pension (S.S.S., A.F.P.).
- Pay States.
- Certificate of cancellation of consumption of services
- Final Reception Request.
- Charts of physical and financial progress, cash flow.
- Reports to the authority.
- Any document that is generated during the course of construction from the notification of the award to the contractor until the final settlement of the contract.
- Plans of:
- Lottery.
- Urbanization: Paving, water, sewerage, electricity, gas, lighting, canals.
- Architecture.
- Landscaping, green areas, afforestation.
- Structures
- Home Installations: Water, sewage, electricity, gas.
- Topographic survey.
- Staking out.
- Possible batch modification
- Technical specifications.
- Table of Materials and Colors of Terminations.
- Soil Mechanics Report.
- Laboratory Testing Program.
- Testing and Certificates Program.
- Summary sheets of Self-Control Quality Control Cards.
- Statistical tables of concrete tests.
- Plans and complementary specifications.
- Modification and updates of the graphic information of the project.
- "As-built" plans of the urbanization.
- Information on the Control System (files, forms, and others).
- Others.
- Verify that the required documents are complete and correspond to the work.
- Study the design of the project, its technical specifications and particularities, requesting the corresponding designers, contractor or authority to supplement or clarify all omissions, contradictions, or doubts, establishing a list and deadlines to resolve them. The start of a contract should be the last and the best opportunity to clarify and define the project well and avoid future problems.
- Check that the plans corresponding to the service companies are duly, approved or endorsed by the respective services and that the project in general has the corresponding approvals.
- Keep the folders updated with the plans and technical specifications, incorporating and demanding the modifications or corrections duly signed by the designers and contractor of the work.
- Require the signature of the contractor and those responsible for each of the plans and documents that form the file of official records with which the work will be operated and that constitutes the support of the supervision, there will be 2 copies of the technical file, one of which will be for the supervisor and the other will be in the power of the contractor for consultation in the field.
- Keep in its possession and in good condition the file of the work, documents and other information related to the administration, technical control and execution of the works, until the end of them.
- Maintain on site the test certificates provided by the laboratories duly ordered.
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