Los errores en los procesos constructivos producen conflictos  entre el supervisor y el supervisado

Manejo de los conflictos y comunicación efectiva.

Es común e inevitable que durante la  construcción de las obras se presenten disputas y  controversias de diversa índole que dan lugar a  conflictos. Estos pueden darse entre miembros de la empresa del constructor, y en este caso serán  afrontados por su propia supervisión; o entre la empresa y el dueño ( publica o privada), y en este caso deberán ser  afrontados por la supervisión externa o interna - Inspector o supervisor.

Un ambiente cordial y profesional propicia  buenas relaciones humanas dentro de cualquier  interacción humana, lo cual hará más fácil la solución  de los conflictos. La actitud del supervisor en la obra  debe ser agradable, pero impersonal; debe mostrar  una actitud de colaboración, pero a su vez evitar la  familiaridad.

Parte de las labores propias del supervisor es  detectar los errores en el trabajo de los demás; en  estos casos debe tomar todas las medidas que  correspondan, pero dentro de un marco ético, por lo  que debe evitar la crítica hacia los ejecutores del  trabajo y no hacer alarde de su descubrimiento, lo  cual es negativo para el clima en la obra. Asimismo  debe reconocer y ponderar el trabajo bien ejecutado y  ayudar a dar satisfacción a las necesidades humanas  de reconocimiento, atención y estimación  (necesidades de nivel superior, de acuerdo a la  jerarquía de Maslow).

Para un manejo adecuado de los conflictos,  el supervisor debe plantear los asuntos de manera positiva, sin atacar, para propiciar un clima en el cual  se puedan lograr las soluciones; para esto, los asuntos  se deben analizar, madurar y definir, antes de  exponerlos. También, es muy importante evitar  plantear los problemas en lugares o momentos de  tensión entre las partes, ya que el ambiente no será  propicio para la solución del conflicto.

El supervisor debe conocer y utilizar todos  los medios de comunicación que tenga a su  disposición. Los más importantes son la  comunicación verbal y el uso del libro de obra.  Algunos otros son: los reportes periódicos, los oficios  y los medios gráficos (como dibujos y fotografías).

La comunicación verbal es el medio de  comunicación más común en la obra, pero debe  limitarse para transmisión de información o  instrucciones que por su naturaleza no sean de  trascendencia para el costo, la duración o la calidad  de la obra; o que impliquen modificaciones a los  trabajos previamente pactados.

Para participar en un diálogo es muy  importante saber escuchar; se debe atender al  interlocutor sin distraerse escribiendo, dibujando o  mirando a otro lado que no sea el propio interlocutor.  Debe evitarse interrumpir a la otra persona antes que  termine su exposición; y es recomendable indicar con  movimientos de cabeza o expresiones cortas (si, claro,  no, etc.) el hecho de que se está comprendiendo lo  que expone. Estas actitudes, aparte de hacer más  efectiva la comunicación, minimizando las  interferencias, demuestran respeto hacia el  interlocutor, lo cual invita a una actitud recíproca.

Por su parte, el libro de obra es el  instrumento legal mediante el cual se deja constancia  de lo sucedido en la obra día a día. Es un medio tanto  de comunicación como de mando que el supervisor  debe utilizar de manera correcta y sistemática durante  todo el desarrollo de la obra. Cuando una disputa  trasciende al ámbito de los tribunales, la bitácora es  una prueba legal de gran importancia ( ya lo hemos mencionado en los blog pasados) y puede ser el  factor que incline la balanza hacia una de las partes en  el conflicto. De ahí que las anotaciones deben ser  claras, concretas, veraces y oportunas.

Dado su carácter legal –con igual valor  probatorio que el contrato, los planos y las  especificaciones constructivas– es una importante  responsabilidad del supervisor resguardar la bitácora  para cuidar su integridad y velar por que siempre  permanezca en la obra. La utilización de la bitácora  está restringida a un representante del dueño (la  supervisión externa) y a un representante del  constructor (la supervisión del contratista); en algunas  ocasiones ambas partes pueden estar representadas por más de una persona, pero en cualquiera de los  casos únicamente podrán hacer uso de la bitácora  quienes acrediten sus cargos y firmas en la primera  hoja. Además, todas las hojas deben estar foliadas y  cada anotación que se haga debe incluir las firmas de  las dos partes, la fecha, e incluso la hora si el evento  reportado lo amerita.

Algunas anotaciones que nunca deben faltar  en la bitácora de una obra son:

• constancia de  verificaciones geométricas diversas, tales como  trazos, niveles, escuadras, plomos, alineaciones,  dimensiones de los elementos, etc;
• reporte de las  mediciones de los diferentes conceptos constructivos  cuya dimensión sea diferente a la de los planos, o que  no estén contenidas en los mismos, como las  profundidades de excavaciones o de los cimientos, o  de cualquier elemento que sea ocultado por conceptos  subsecuentes;
• mediciones y pruebas realizadas a los  diversos tipos de instalaciones, como las pruebas de  presión en tuberías, mediciones de voltaje en  conductores eléctricos, pruebas de temperaturas  asociadas a equipos acondicionadores de aire, etc;
• constancia de revisión de trabajos que son requisitos  para la autorización del inicio de subsecuentes  actividades de importancia especial, tales como  revisión de rellenos para la autorización de la  ejecución de los pisos, revisión de cimbras, armados e  instalaciones para la autorización del inicio de los  colados de concreto, revisión de las pruebas de los  recubrimientos y acabados especiales para la  autorización de su ejecución, etc;
• autorización de  generadoras y de estimaciones, así como de la entrega  de los cheques respectivos, para dejar constancia de  las fechas en la se conciliaron los intereses de ambas  partes y se efectuaron los pagos parciales; constancia  de los eventos de cualquier índole que se considere  que pueden estar provocando un contexto diferente al  existente en el momento del acuerdo contractual entre las partes, tales como fenómenos meteorológicos  extraordinarios, cambios notorios en la situación  económica del país, obstáculos en el avance del  proyecto o interrupciones no previstas que la  constructora no tiene en sus manos evitar, etc;
• reprogramaciones que sean acordadas por ambas  partes; y constancia de revisión final de los trabajos y  cierre de la bitácora dando por concluida la obra.

Un libro de obra que contenga toda la  información que arriba se menciona con las firmas de  conformidad tanto del constructor, como del  supervisor, será una herramienta efectiva de  comunicación formal; y además, evitará discusiones y  conflictos que tienen su origen en diferentes  recuerdos e interpretaciones de hechos no documentados. 

Muchas gracias por visitar mi blog y muchos éxitos en cada gestión que realicen.