ACTIVIDADES ESPECÍFICAS (2da parte)
agosto 29, 2020
Entrega de Materiales de obra
- Antecedentes:
La entidad entregará al Fiscalizador y al Residente el Expediente Técnico el cual contiene los calendarios de Ejecución de obra y la lista de materiales. Basados en estos La Entidad controlará el avance de obra y entregará los materiales o adelantos al contratista.
El contratista deberá presentar sus garantías o cartas fianza a la Entidad
por la cantidad equivalente al adelanto.
Hasta no recibir esta garantía la entidad no entregará el
adelanto al Contratista. A su vez hasta no recibir el Adelanto el plazo de
ejecución de obra no correrá.
- El Contratista está autorizado a recibir una adelanto por materiales, insumos y/o servicios hasta por el 40% y un adelanto directo de hasta por un 20%.
- Existe dos procedimientos para el uso de materiales en obra:
- Los entregados por la Entidad
- Los adquiridos directamente por el Contratista
Materiales
Entregados por la Entidad:
- Deberá haber sido estipulado en las bases y señalado en el Contrato
- El Residente se guiará por el Calendario de Entrega de Materiales, el cual está dentro de las Especificaciones Técnicas.
- Este calendario ayudará al residente a controlar su avance de obra, igualmente el Fiscalizador deberá controlar que se haga uso del material que se está solicitando y que sean las cantidades necesarias.
- El residente deberá solicitar el material por medio del Fiscalizador, quien hará llegar la solicitud a la entidad y esta hará entrega del material.
- En el supuesto que estos materiales fueran rechazados por el residente, Fiscalizador, debido a su mala calidad o por incumplimiento de las especificaciones técnicas correspondientes, la Entidad hará la reposición respectiva. Este incidente quedará anotado en el Libro de Obra, pudiendo ser causal de ampliación del plazo contractual, si corresponde.
- Internamente el Residente presentará solicitudes al Contratista, de acuerdo al calendario de avance de obra, el cual mediante carta fianza pedirá los adelantos a la Entidad, previa revisión y aprobación del Fiscalizador, La Entidad le otorgará los adelantos de estar todo conforme, hasta llegar al 40% del monto total del al Obra.
- El Fiscalizador, siempre revisará los materiales que el contratista a comprado, el Residente presentará los recibos correspondientes al Fiscalizador, éste deberá comprobar que el material comprado y equipo se quede en obra y sea utilizada en la misma. Puede presentarse el caso de que el material sea llevado a otra obra o se baje la calidad del mismo.
Las valorizaciones tienen carácter de pagos a cuenta y serán
elaboradas al último día de cada período previsto en las Bases o en el
contrato, por el Fiscalizador y el Contratista, en función de los metrados
ejecutados con los precios unitarios del Valor Referencial, agregando
separadamente los montos proporcionales de gastos generales de utilidad. El
subtotal se multiplicará por el Factor de Relación, éste monto se agregará, de
ser el caso, el porcentaje correspondiente al Impuesto al Valor Agregado.
- Los metrados serán elaborados conjuntamente por el contratista y el Fiscalizador y presentados a la Entidad en el plazo que establezca el Contrato. Si el Fiscalizador no se presenta para la valorización conjunta con el residente, éste la efectuará. El Fiscalizador deberá revisar los metrados durante el periodo de aprobación de la valorización.
- El plazo máximo de aprobación y su remisión a la Entidad para períodos mensuales, es de 5 días, contados a partir del primer día hábil del mes siguiente al de la valorización respectiva, y será cancelada por la Entidad en fecha no posterior al último día de tal mes.
- Antes del fin de mes el residente entregará al Fiscalizador el metrado de los avances de obra, el Fiscalizador lo revisará y aprobará, basado en esos metrados se realizará la valorización. Que es un cuadro donde se indica: Las partidas, el metrado hasta ese momento, el Precio Unitario, Precios Parciales, Avance en obra en dinero, acumulación del avance y el saldo.
- Basado en
este Documento, que ha sido aprobado por el Fiscalizador, la Entidad aprobará y
entregará el monto valorizado por ese mes, con las debidas amortizaciones*
·* Las amortizaciones
son el dinero que se descuenta del monto de la valorización referente al
adelante entregado por la entidad. Es un porcentaje del monto total del
adelanto, éste es calculado por el metrado y mediante los precios unitarios, se
haya el valor de cuanto ha sido avanzado por material y cuanto del adelanto ha
sido utilizado. Éste porcentaje será descontado de la valorización final del
mes. Las amortizaciones son la forma como se va devolviendo el dinero de los
adelantes de acuerdo al avance de obra.
- En caso de que el residente se encuentre en la necesidad de solicitar una adicional, el procedimiento será el siguiente:
- Anotará en cuaderno de obra lo acontecido
- Notificará al Supervisor sobre la necesidad de un Adicional.
- El supervisor verificará sobre ésta necesidad.
De ser considerado por el supervisor. El contratista notificará
mediante documento a la Entidad sobre la necesidad del adicional.
- El adicional deberá ser aprobado por el Titular del Pliego, Administrador del Contrato o por la máxima autoridad de la Entidad, de ser menor al 15% del valor referencial de la obra, de ser mayor, se necesitará la aprobación de la Contraloría General del Estado.
- En el caso supuesto de que el residente considere necesario un adicional y el Fiscalizador no lo apruebe, el debe dejar asiento en el Libro de obra que no fue aceptada su solicitud y de que él continuará trabajando según las indicaciones del Fiscalizador, de esta manera se libera de cualquier responsabilidad por cualquier inconveniente que más adelante pudiera surgir.
- El Contratista tiene la responsabilidad de llevar adelante la obra, como ha sido firmado en el contrato.
Puede presentarse el caso de que el adicional sea indispensable
para la realización de la obra, pero la Entidad no lo ha aprobado, el
Contratista puede afrontar los gastos del adicional para continuar con la obra,
esto conllevará a la solución por controversias.
- Es responsabilidad del residente y el fiscalizador velar por el avance adecuado de la obra.
- El fiscalizador mediante el Calendario Valorizado de Avance de obra verificará constantemente que el residente avance con las partidas correspondientes.
- En caso de que la obra está retrasada, el Fiscalizador solicitará al contratista mediante Libro de obra, que presente, en un plazo de 7 días, un nuevo calendario que contemple el avance acelerado de los trabajos, para que garantice el cumplimiento de la obra en el plazo establecido. Al presentar éste calendario, el Contratista no esta eximido de demoras injustificadas si estas aún persisten.
- De persistir la demora injustificada, esto podría conllevar a la resolución del contrato o a la intervención de la obra.
El residente solicitará mediante Libro de Obra la recepción
de la obra. Previamente el Fiscalizador habrá verificado el avance conforme de
ésta.
- En el Libro de Obra se indicará la fecha de culminación. El Fiscalizador comunicará éste hecho a la Entidad en un plazo no mayor a 5 días.
- La Entidad en un plazo no mayor a 7 días, nombrará una Comité de Recepción de Obra. El que deberá estar integrado como mínimo por un representante de la Entidad, necesariamente ingeniero o arquitecto y Fiscalizador.
- El Comité de recepción, junto con el residente, tendrán un plazo de 20 días para verificar el fiel cumplimiento de lo establecido en los planos y especificaciones técnicas y efectuará todas las medidas necesarias para comprobar el buen funcionamiento de la obra, en cuanto a luz , agua, desagüe, etc.
- Terminada la verificación el Comité y el Residente firmaran un acta de recepción de obra, si es que todo está conforme, si no lo estuviera, se dejará constando en acta las observaciones y no se recibirá la obra.
El plazo para subsanar las observaciones correrá a partir del 5
día de haber sido firmada el acta y no será mayor a 1/10 del plazo total de la
obra.( 6 meses)
- Las obras subsanables no serán pagadas por la Entidad, serán responsabilidad del Contratista.
Al culminar la subsanación de las obras, el residente
solicitará la recepción de la obra mediante Libro de Obra. La comisión
revisará las subsanaciones y de ser conforme se dará por Recibida la obra.
- En el caso de que el Residente no esté de acuerdo con las observaciones, anotará sus discrepancias en el Acta y esta se elevará al Titular del Pliego o máxima Autoridad de la Entidad. En un plazo de días. La Entidad deberá pronunciarse en un plazo de 5 días.
- Si aún así persistiera las diferencias, esto se someterá a los mecanismos de Solución de Controversias.
- Si después del 50% del plazo establecido para las subsanaciones la Entidad comprueba que el Contratista todavía no ha dado inicio a las obras; podrá tomar el control de la obra, intervenirla económicamente y subsanará las observaciones pendientes.
- Si se cumpliera el plazo y el Contratista todavía no ha terminado de subsanar todas las observaciones.
La Entidad podrá disolver el contrato por incumplimiento y se aplicarán las penalidades correspondientes*
· * Penalidad
por cada día de atraso. Monto máximo al 5% del monto contractual. Esta
penalidad será deducida de la liquidación final, o si fuese necesario se
cobrarán las garantías entregadas por el Contratista.
El residente preparará la liquidación junto con el Fiscalizador,
donde se adjuntará toda la documentación y cálculos detallados acontecidos
durante la obra (Libro de Obra, valorizaciones, certificados de resistencia
de concreto, estudios de suelos, etc.) dentro de 60 días o 1/10 del plazo de ejecución
de obra, contando desde el día siguiente de la recepción de la obra.
- El contratista debe presentar los documentos que acrediten los pagos y beneficios otorgados a los obreros.
- Dentro de un plazo de 30 días la Entidad deberá pronunciarse. Puede observar la liquidación o presentar una nueva, de darse el último caso el contratista tendrá un plazo de 15 días para revisar.
- De observarse la liquidación la otra parte deberá pronunciarse en un plazo de 15 días, de no hacerlo se tendrá por aprobada la liquidación.
- Si el contratista no presentase una liquidación, la Entidad la realizará cargando los gastos de ésta al contratista.
- Una vez que la liquidación haya sido aprobada por ambas partes, se hará el pago respectivo al Contratista y se dará por concluido el Contrato.
- La Entidad Entregará al contratista la Declaratoria de Fábrica o la memoria descriptiva valorizada, según sea el caso.
- De no aprobarse la liquidación por alguna de las partes, se resolverá según las disposiciones previstas para la Solución de Controversias.
Les agradezco por la visita y que todo el equipo de fiscalizadores, supervisores o inspectores tengamos muy claro los criterios para las tomas de decisiones y el buen manejo de estos y que el departamento de fiscalización se un ejemplo para los demás departamentos.
Muchas, muchas gracias.
SPECIFIC ACTIVITIES (2nd part)
Dear Auditors and Auditors, we continue with the second part of this topic, which I am sure goes hand in hand with the activities that are carried out in the execution of contracts, like any process, we go step by step.
Delivery of construction materials.
- Background:
The entity will deliver to the Examiner and the Resident the Technical File which contains the work execution schedules and the list of materials. Based on these, the Entity will control the progress of the work and deliver the materials or advances to the contractor.
The contractor must present its guarantees or letters of guarantee to the Entity for the amount equivalent to the advance.
Until this guarantee is received, the entity will not deliver the advance to the Contractor. In turn, until the Advance is received, the term of execution of the work will not run.
- The Contractor is authorized to receive an advance for materials, supplies and / or services up to 40% and a direct advance of up to 20%.
- There are two procedures for the use of materials on site:
- Those delivered by the Entity
- Those acquired directly by the Contractor
Materials Delivered by the Entity:
- It must have been stipulated in the bases and indicated in the Contract
- The Resident will be guided by the Material Delivery Schedule, which is within the Technical Specifications.
- This calendar will help the resident to control his progress of work, likewise the Inspector must control that the material that is being requested is used and that they are the necessary quantities.
- The resident must request the material through the Inspector, who will send the request to the entity and it will deliver the material.
- In the event that these materials are rejected by the resident, Inspector, due to their poor quality or due to non-compliance with the corresponding technical specifications, the Entity will make the respective replacement. This incident will be recorded in the Workbook, and may be grounds for extending the contractual term, if applicable.
Materials purchased directly by the Contractor:
- Internally, the Resident will submit requests to the Contractor, according to the work progress schedule, which by means of a bond letter will request the advances from the Entity, prior review and approval of the Examiner, The Entity will grant the advances to be all compliant, until reaching the 40% of the total amount of the Work.
- The Inspector will always review the materials that the contractor has purchased, the Resident will present the corresponding receipts to the Inspector, who must verify that the purchased material and equipment remains on site and is used therein. The case may arise that the material is taken to another work or its quality is lowered.
- The resident will appoint the Warehouseman as one of his workers, who will control the entry and exit of the stored material and equipment. This procedure will help the resident to have a better control of the progress of material on site. The grocer can use chips, which are prepared internally.
Valuations and metrics
The appraisals have the character of payments on account and will be prepared on the last day of each period foreseen in the Bases or in the contract, by the Inspector and the Contractor, based on the metrics executed with the unit prices of the Reference Value, adding separately the proportional amounts of general utility expenses. The subtotal will be multiplied by the Relationship Factor, this amount will be added, if applicable, the percentage corresponding to the Value Added Tax.
- The metrics will be prepared jointly by the contractor and the Inspector and presented to the Entity within the term established in the Contract. If the Examiner does not appear for the joint appraisal with the resident, he will carry it out. The Examiner must review the metrados during the valuation approval period.
- The maximum period of approval and its submission to the Entity for monthly periods is 5 days, counted from the first business day of the month following the respective valuation, and will be canceled by the Entity no later than the last day of such a month.
- Before the end of the month, the resident will deliver to the Inspector the measurement of the progress of the work, the Inspector will review and approve it, based on these measurements the valuation will be carried out. What is a table where it is indicated: The items, the measurement up to that moment, the Unit Price, Partial Prices, Advance in work in money, accumulation of the advance and the balance.
- Based on this Document, which has been approved by the Examiner, the Entity will approve and deliver the valued amount for that month, with the due amortizations *
* Amortizations are the money that is deducted from the amount of the valuation referring to the advance delivered by the entity. It is a percentage of the total amount of the advance, it is calculated by the metering and using the unit prices, the value of how much has been advanced by material and how much of the advance has been used. This percentage will be discounted from the final valuation of the month. Amortizations are the way in which the advance money is returned according to the progress of the work.
Additional
- In the event that the resident needs to request an additional one, the procedure will be as follows:
- He will write down what happened in a workbook
- Notify the Supervisor of the need for an Additional.
- The supervisor will verify this need. To be considered by the supervisor. The contractor will notify the Entity by means of a document about the need for the additional.
- The additional must be approved by the Holder of the Specifications, Contract Administrator or by the highest authority of the Entity, if it is less than 15% of the referential value of the work, if greater, the approval of the State Comptroller General's Office will be required. .
- In the event that the resident considers an additional one necessary and the Examiner does not approve it, he must leave a seat in the Workbook that his request was not accepted and that he will continue working according to the instructions of the Inspector, in this way releases from any responsibility for any inconvenience that may arise later.
- The Contractor is responsible for carrying out the work, as has been signed in the contract.
The case may arise that the additional is essential for the execution of the work, but the Entity has not approved it, the Contractor may face the costs of the additional to continue with the work, this will lead to the solution of controversies.
Unexcused delays
- It is the responsibility of the resident and the inspector to ensure the adequate progress of the work.
- The inspector by means of the Valued Calendar of Work Progress will constantly verify that the resident advances with the corresponding items.
- In the event that the work is delayed, the Inspector will request the contractor, through a Work Book, to present, within a period of 7 days, a new calendar that contemplates the accelerated progress of the works, so that it guarantees the completion of the work in the established term. By presenting this calendar, the Contractor is not exempt from unjustified delays if these still persist.
- If the unjustified delay persists, this could lead to the termination of the contract or the intervention of the work.
Reception of the Work
- The resident will request the reception of the work through the Workbook. Previously, the Examiner will have verified the progress of this.
- The completion date will be indicated in the Workbook. The Auditor will communicate this fact to the Entity within a period of no more than 5 days.
- The Entity, within a period of no more than 7 days, will appoint a Work Reception Committee. The one that must be made up of at least one representative of the Entity, necessarily an engineer or architect and Inspector.
- The Reception Committee, together with the resident, will have a period of 20 days to verify faithful compliance with the provisions of the plans and technical specifications and will carry out all the necessary measures to verify the proper functioning of the work, in terms of light, water, drain, etc.
- Once the verification is completed, the Committee and the Resident will sign a certificate of reception of the work, if everything is in accordance, if it is not, the observations will be recorded in the minutes and the work will not be received.
The deadline to correct the observations will run from the 5th day after the minutes have been signed and will not be greater than 1/10 of the total term of the work. (6 months)
- Correctable works will not be paid by the Entity, they will be the responsibility of the Contractor.
- Upon completion of the correction of the works, the resident will request the reception of the work through the Workbook. The commission will review the corrections and if it is in accordance, the work will be considered Received.
- In the event that the Resident does not agree with the observations, they will note their discrepancies in the Minutes and this will be submitted to the Holder of the Statement or highest Authority of the Entity. Within days. The Entity must pronounce itself within a period of 5 days.
- If the differences still persist, this will be submitted to the dispute settlement mechanisms.
- If after 50% of the term established for the corrections, the Entity verifies that the Contractor has not yet started the works; It will be able to take control of the work, intervene it financially and correct the pending observations.
- If the deadline is met and the Contractor has not yet finished correcting all the observations.
The Entity may dissolve the contract for breach and the corresponding penalties will be applied *
· * Penalty for each day of delay. Maximum amount at 5% of the contractual amount. This penalty will be deducted from the final settlement, or if necessary, the guarantees provided by the Contractor will be charged.
Settlement of the work contract
The resident will prepare the liquidation together with the Inspector, where all the documentation and detailed calculations that occurred during the work will be attached (Work Book, appraisals, concrete resistance certificates, soil studies, etc.) within 60 days or 1 / 10 of the term of execution of the work, counting from the day after the reception of the work.
- The contractor must present the documents that certify the payments and benefits granted to the workers.
- Within a period of 30 days, the Entity must pronounce itself. You can observe the settlement or submit a new one, if the latter occurs, the contractor will have a period of 15 days to review.
- If the settlement is observed, the other party must make a pronouncement within 15 days, otherwise the settlement will be deemed approved.
- If the contractor does not submit a settlement, the Entity will do so by charging its expenses to the contractor.
- Once the settlement has been approved by both parties, the respective payment will be made to the Contractor and the Contract will be concluded.
- The Entity will deliver to the contractor the Factory Declaration or the valued descriptive memory, as the case may be.
- If the liquidation is not approved by any of the parties, it will be resolved according to the provisions provided for the Resolution of Controversies.
I thank you for the visit and that the entire team of auditors, supervisors or inspectors are very clear about the criteria for decision-making and the proper management of these and that the inspection department is an example for the other departments.
Thank you very very much.
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